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9割の社員に読まれる社内報の育て方

初めまして。株式会社ベーシックというSaaSとメディアの会社で広報を担当しているおくだ(@OKYO000)と申します。私は昨年11月より2代目編集長として、弊社の社内報「b-ridge」を運営しています。

最近、採用広報が話題となるなかで、社内広報に注力すべき、という声も聞かれます。

そんな流れのなか、弊社では採用広報の前に社内広報を強化すべきと考え、昨年8月より実践してきました。

今回は、昨年8月に一度立ち上げたもののその後間もなくして消滅の危機に瀕した弊社社内報が、全従業員の9割に読まれるようになるまでの変遷とその際のポイントをまとめることで、少しでも読者のお役に立てればと思います。

第1期:突如立ち上がった弊社社内報「b-ridge」

ある日、前職でも社内報の運営に関わっていた当時の広報室長の呼びかけで、弊社史上初の社内報を立ち上げようという話が出ました。
意欲的な社員が集まり、計7名のチームで弊社初の社内報「b-ridge」は生まれることとなりました。

メンバーは集まったものの、社内報立ち上げ経験者は広報室長の1人のみ。ゴール・コンセプト・サイトデザインなどについて議論を重ね、広報室長の呼びかけから約4ヶ月が経過した8月にようやくオープンを迎えることができました。

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弊社の社内報「b-ridge」(社内限定公開にて運用中)

第2期:忙しいなかやってる意味ある?迷走していた社内報

先述のような過程を経てなんとか立ち上がった社内報。大変なのはそこから先の記事更新でした。

最初はコミットできていたメンバーも時間が経つに連れ、メイン業務とのバランス調整が難しくなり、

・定例の会議にメンバーが集まらない
・約束の期限に記事があがってこない
・記事を投稿する人が一部に偏りチームがギクシャクする

などの問題が頻発、当時の編集長自身も、メイン業務での責任範囲が大きくなったタイミングで社内報のマネジメントが難しい状態となり、オープン3ヶ月目にして社内報の存続が危ぶまれる事態になりました。

ひとまず、広報に配属され間もなかった私が、「社内報を運営するといってもどうすればいいの?」状態のなかで、新編集長を任されることとなったものの、引き続き

・更新ペースが本来の業務の忙しさに左右される
・更新ペースがメンバーのモチベーションに左右される

の問題がありました。

設立の背景を知るメンバーも少なくなっており

「そもそもなんのためにやってるんだっけ?」

と目的が不明瞭なことにより、モチベーションを失うメンバーも出てきていました。この時期は、編集長の私自身も「なんで引き継いでしまったんだろう。社内報を運営する意味とは?」「時間を使っている割にメンバーに効果が出ている実感がない...」と非常に悩んでいました。

第3期:続けてよかった!とやっと思えた。9割に読まれる社内報への変身


今年2月のタイミングで会社として大きな体制変更があり、社内報も本当に続けるべきなのかどうかの議論が行われました。「社内報をなぜ続けていくのか、社内報を続けるとしたらなにを叶えたいのか」という判断を経営陣から迫られた私だったのですが、改めて

社内報は、運用さえちゃんとできていれば部署を跨いだコミュニケーションのきっかけとして絶対に有効な手段である

という考えに至りました。

続けるという決意のもと、読む社員も書く社員もハッピーになる社内報を目指し、あらゆる対策を打ちました。結果、9割以上の社員に読まれる社内報に変貌を遂げました。

以下ではその変貌に効果があった具体的な施策について書いていきます。

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(第3期からV字回復を遂げたUUと記事数)

具体的にこれを変えたら社内報がよくなった!まとめ

ここから先は、上記のような変遷をたどった弊社社内報がどのような施策を通じて9割の社員に読まれる社内報になったかのポイントをまとめます。

①社内報として目指すゴールを会社の経営戦略に合わせて明確化

社内報自体の目的を見失う、という問題をまずは解消すべく、編集長と管掌役員の角田と、何を軸に社内報を運営していくかを、まずは改めて徹底的に考え抜きました。(結局まとまるまで丸2日かかってしまったのも、今となってはいい思い出...)
その後、その方針をもって、経営会議にて経営陣とも議論を行った結果、結論として

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という3つの軸のもと、社内報を運営していくことを決めました。

②定期的な更新のための体制づくり

前述のように、「定例の会議にメンバーが集まらない」「約束の期限に記事があがってこない」「記事を投稿する人が一部に偏りチームがギクシャクする」という問題の解決のために、編集体制と記事方針を共に見直しました。

編集体制については、今までボランティアで運営していた社内報を、業務の一環としてそれぞれが目標を持ったうえで、改めて社内横断プロジェクトとして運営していくことにしました。

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(組織図上でも正式に仲間入りしました!)

記事方針については、記事が期限通り上がらない理由として「記事テーマが決まらない」ことがあがっていたことから、社内報のゴールに沿った記事テーマの型をまずは最初に作り、とにかくその型に沿って運営できるようにしました。

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③社内報でも基本を大事に。もっと社員に読んでもらうための工夫

日本最大級のWebマーケティングメディアferretを運営しているベーシックとして、基本に立ち返り

・アクセスデータを分析し、投稿時間を最適化
・記事タイトルへの徹底的なこだわり
・目を引くOGP画像の選定

という当たり前のことを徹底しました。

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(弊社社内報のOGPの一部)

上記の①〜③の施策の結果、これまで不安定だった記事の投稿が安定化し、社員の興味をこれまで以上に惹くこともでき、結果として9割の社員に読まれるまで社内報を成長させることができました!!

b-ridgeのこれから

社内報としてようやく機能しはじめた「b-ridge」、でもここからがスタートです。単に多くの人に読まれるだけではなく、設定したゴールにより近づくべく、社員に定期的にアンケートを取ることによって、客観的に評価してもらうようにしています。

アンケートには、弊社が提供するフォーム作成管理ツール「formrun」を使っています!開発スキルが一切ない私でも簡単にWebフォームを作成でき、社内でも大活躍のツールです。(突然の宣伝)

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初回のアンケート結果は以下の通りでした。

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9割の社員に読まれている社内報にはなったものの、目指すゴールに対する評価は3を下回っており、質という意味ではまだまだ改善の余地があると思っています。
今後の社内報の成長については、また次回以降のnoteでお伝えできればと思います。

社内報メンバーの声

最後に、社内報メンバーの声をシェアします。
社内報に限らず、社内の横串の活動は往々にして運営メンバーのモチベーション継続が難しいものだと思います。でもベーシックの社内報チームは、メンバー自体が楽しんで運営できているのが、とても素晴らしいことだと感じています。

以上が、私が「社内報を任された!どうしよう...」という状態から、社内報復活までを導いた経緯です。

読者の方で、社内報についてお困りの方がもしいれば、上記の経験を踏まえお役に立てることもあるかと思いますので、気軽におくだ(@OKYO000)にお声掛けくださいね!



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おくだ@ベンチャー広報

株式会社ベーシックというSaaSとメディアの会社で広報をしています。 入社から半年間インサイドセールスに従事し、昨年10月より広報担当となりました。 社内外広報・採用広報を担当しています。

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