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新卒3年目の私が役員・部長10名を巻き込み、リファラル採用を成功に導いた話

株式会社ベーシック、ferret Oneのカスタマーサクセス兼
リファラル採用チームのぴろり(@pirori_saas)です。

わたしが所属する株式会社ベーシックでは2019年3月からリファラル採用に力を入れはじめました。
12/27〜12/31の間、リファラル採用チームで今年の取り組みの内容をリレー形式でnoteに書いています!

▼大晦日リファラルカレンダー

・12/27…20代中心のチームが本気でリファラル採用に取り組んだ結果、10ヶ月で10人採用できた話
・12/28…リファラル採用において「候補者管理の失敗」から学んだ話
・12/29…リファラル採用イベント設計をSaaSセールスの僕が本気出して考えてみた。
・12/30…新卒3年目の私が役員・部長10名を巻き込み、リファラル採用を成功に導いた話(←イマココ!)
・12/31…【初心者向け】リファラル採用を成功させる7つのポイント

4日目の今日は、下期に私主導で行なった「部長巻きこみプロジェクト」についてのお話。下期にリファラルで採用した6名のうち、3名はこのプロジェクトから生まれました。

リファラル採用の取り組みの一環として、意思決定者とともにどんな取り組みをしたのかを書いていきます。

リファラルnote_アイキャッチ


リファラルプロジェクトの全体の流れを知りたい方は、1日目の私のnoteをご覧ください。

部長巻きこみプロジェクトをはじめた背景

2019年上期はリファラル採用チーム4名全員で全力投球し候補者を出し切ったため、下期でさらにリファラルを加速するには社内の他のメンバーへの協力が必要でした。

「社内全体にリファラル採用を浸透させるにはどうすればよいか」

どの会社の人事や社長も悩んでいることではないでしょうか。私たちのチームも4名のチームから100名の全社への展開方法は非常に悩みました。

結論、部長以上の意思決定者にだけ「面談への直接紹介」をお願いするという戦略でいくことにしました。

理由としては2つです。
①上期のリファラル内定承諾者のうち4名中3名が一定役職以上の人から生まれていたため。
②意思決定者が動いているということで、全社へのリファラル採用の文化醸成ができると考えたため。

いきなり100名の社員全員に「友達をガンガン面談に紹介してください!」と伝えても紹介に繋がりづらいと考えて、まずは部長以上に絞りました。

もちろんそれだけでは全社展開とは言えないため、全社には「イベント参加」への紹介をお願いしました。

部長巻きこみプロジェクトで行なったこと

今回の部長巻きこみプロジェクトは、私が率先してプロジェクトリーダーに名乗りをあげました。

ベーシックには部長以上(部長・役員)が合わせて10名います。

部長をマネジメントする機会なんかなかなかないし、マネジメントしてる人たちを逆にマネジメントしたい!(笑)という好奇心からです。

具体的におこなったことは、以下の通りです。

8月 :KPI/KGI決め・チーム分け・チームキックオフ
9月 :10人リストアップ→3名接触
10月:1人1面談実施
毎月:月1の進捗確認・月2でslack報告

以下で詳細を説明していきます。

●8月 :KPI/KGI決め・チーム分け・チームキックオフ
部長の10名にどのように動いてもらえば、楽しみながら結果に繋がるだろうと考えました。

CHROから「チーム対抗戦とか面白いかもね」と言われたので、リファラル採用メンバー1人+部長2〜3人のチームを4つ作り、チーム対抗戦にしました。

また、KGI達成のための月ごとのKPIも定め、忙しい部長達でも「今月は何を目指せば良いのか」が明確になるようにしました。

▼実際にその時書いていたKPI/KGIポイントのメモ

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2019年12月に「1チーム1名の内定承諾」とゴールをわかりやすく設定し、それぞれのチームでキックオフを実施しました。

●9月 :10名リストアップ→3名接触
キックオフ後は部長の友人のリストアップから始めます。

「まずは10名の友人リストアップを行なってもらい、そこから3名接触してください」
「ファーストコンタクトでは、こういう点を意識しながらメッセージを送ってください」
など上期リファラル採用チームがやってきた具体的な手法を伝えしながら進めました。

リストアップの定義は以下のように定めました。

1. カルチャーフィットしている人(自身が一緒に働きたい人や活躍イメージが湧く人)
2. 職種のスキルフィットをしている人(業種はWebに関係なくてもよい)
3. 年齢が25〜35歳である

ここで難しかったのが3の条件です。その年齢の友達がいない部長もいたため、「部下に協力を仰いでOK」というルールで行いました。

●10月:1人1面談実施
接触後、ベーシックに興味がある方は面談に進んでもらいました。面談はKGI(内定承諾)のための大事なKPIだったため1人1面談を目指してもらいました。

面談の定義は以下の通りです。

1.「転職意向度」「べーシックへの意向度」が揃っていて、選考を前提とした面談。
2.「紹介者」「友達」「紹介者以外のベーシックメンバー1名以上」で会っている。

直紹介で転職意向度も高い人が多かったため、接触から面談に進む人は50%もいました。

●毎月:月1の進捗確認・月2でslack報告
部長は他の仕事でも忙しいです。
このリファラルプロジェクトを忘れられないように、KGI/KPIのモニタリングと進捗報告は定期的に行うことを意識しました。

月1でチームMTGを行い、KPI/KGIに対して進捗の確認。4つのチームの進捗をあげてもらい、部長巻きこみプロジェクトのslackに月2回の進捗確認投稿を行いました。

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部長巻きこみプロジェクトの結果

結果、KPIの面談数は達成したものの、KGIである内定承諾4名に対しては未達という結果でした。

理由としては面談の定義を少し満たしていない、ライトな面談が多かったからだと思っています。このあたりの管理ができなかったことが私の反省です。

ただ冒頭でお伝えしたように、5ヶ月で3名の採用につながりました!短期間でしたが部長たちの協力のおかげで成果に繋げることができました。

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部長巻きこみプロジェクトで良かった点

良かった点は大きく3つです。

⑴具体的なタスクやアクションベースに落として共有ができたこと
上記でも書いたのですが、このプロジェクトは単純に「上期リファラル採用チームの4人がやってきたことを、部長たちにやってもらうこと」です。

上期に行ったことはすべてkibelaにまとめていたため、そちらを参照しながら何月ごろに何をやってくださいとお願いしました。

具体的なタスクとしてお願いをしたため、次になにをするか明確で動きやすかったと言われました。

⑵チーム対抗戦だったこと
リファラル採用を楽しみながらやってもらいたい!という想いでチーム対抗戦としましたが、結果よかったなと感じます。

理由としては、他のチームに負けたくないという対抗心で行動が促進されたことと、チーム間で異なるtipsなどの共有ができたことです。

各チームでのアクション方法はお任せしていたので、いろんなやり方や反省点が各チームから出てきました。そのtipsをリアルタイムで共有することにより他のチームの学びにもなっていました。

⑶意思決定者へのリファラル採用の文化醸成ができたこと
このプロジェクト期間中、部長や役員はかなり前向きに取り組んでくれました。
「次こういう人紹介するね!」など紹介が当たり前の文化になってきているのを実感しました。

部長や役員を中心に「全社でリファラル採用に取り組んでいく」という文化醸成を改めて作るきっかけになったと思います。

部長巻きこみプロジェクトでの反省点

反省点は大きく2つです。

⑴採用したいターゲットと協力者の年齢のズレ
今回の採用したいターゲットは若手(25〜35歳)の中途採用でしたが、部長達の年齢は34〜45歳とひとまわりずれていました。

そこをわたしが事前に考慮できていなかったため、そもそもリストアップをすることが厳しい部長もいました。

一括りに意思決定者としてみていましたが、当たり前ですが部長にもさまざまなタイプ(友達の数、本人の職種、今回のリファラル採用のターゲットの年齢と近いか)がいるのだという学びになりました。

全員に対して同じようなアクションではなく複数の選択肢を用意できていると、部長側も動きやすかっただろうなと思います。

⑵短期成果を求めて、中期成果を設計できていなかった
⑴の年齢の近い話になりますが、役職も考慮できていませんでした。

上期に短期(3ヶ月以内)での採用ができていたため、部長巻きこみプロジェクトでも初回接触→内定承諾までを3ヶ月と設定していました。

ただ、部長の友達は役職者が多いです。そんな方が3ヶ月で入社を決めてくれることは難しいということを人事ではない私が考慮できていませんでした。
 
3ヶ月以内の内定承諾という「短期成果」だけではなく、次のQ以降での入社のプールを作っておき、次のQでも継続して内定者数を担保できるように設計するなど「中期成果」の視点で設計していく必要があると思いました。

部長巻きこみプロジェクトでの学び

5ヶ月で内定承諾3名と結果はいい形となりましたが、記述のとおり当初の設計が甘かった部分は反省点です。

むしろこのような難しい条件の中、部長全員が最後まで前向きに取り組んでくれてありがたかったですし、どんな状況だとしてもコミットして結果を出す姿勢は私も真似したいです。

明日は最終日。全体の振り返りnoteです!

明日は、この10ヶ月間における活動からわかったリファラル採用における大事なポイントについて人事マネージャーの今村(@basic_imamura)が書いてくれます!お楽しみに!

そしてわたしのTwitter(@pirori_saas)をぜひフォローしてください。最近プログラミングにはまってます!

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