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デザイナー流、初日からフルリモートワーク入社でもコミュニケーションを円滑に行えた3つの工夫

こんにちは!株式会社ベーシックでデザイナーをしてます、ブライアン(@skinnybrian_tw)といいます。現在は弊社SaaS事業のひとつであるフォーム作成管理ツール「formrun」のデザイン全般を担当しています。

僕はベーシックに今年3月に入社しました。そしてこのコロナ禍での入社だったため、入社2日目からリモートワークのスタートでした。もちろん未知なことも多く、初めての転職だったということもあり、不安でいっぱいでした。

リモートではなく、通常通り出社をしていたら入社オリエンテーションや歓迎会、定例会議などで社員とのコミュニケーションの場があり、関係を深めることができたと思うのですが、全てリモートでの対応。オンラインで関係を深めることも可能ではありますが、「会社に出社し、近くに仲間がいる状態で仕事をすることで、相談やコミュニケーションが気軽にできる」という機会が失われていました。

特にデザイナーとしては必ず確認をしておきたい、作成したワイヤーフレームを共有したときのチームメンバーの表情や、その表情を通じて得る「どこでつまずいたのか」という情報を得ることができません。入社後このような状況が続いて思ったのは、「コミュニケーションに工夫が必要」だということです。

というのも、頻繁にコミュニケーションをとるだけだと、ただチャットに素早く反応するといういわば作業になってしまいます。コミュニケーションが作業になってしまうと、温度感が伝わらずミスコミュニケーションに繋がりかねません。会話ひとつをとっても、それは相手に配慮できているかどうかということに少しでも意識を向けるだけで、会話の質が全然変わってくるのではないかと僕は思います。

ということで今回はその「コミュニケーションを円滑に行える工夫」について、僕が実践している工夫を3つご紹介したいと思います。

デザイナーさんはもちろん、在宅勤務が始まってチームや部署内のコミュニケーションに悩んでいる方に読んでいただけると嬉しいです。

①ドキュメントやデザインを共有するときに相手の生産性に配慮できる工夫

僕はデザインツールで作成したワイヤーフレームをビジネスサイドやエンジニアに共有、確認をしてもらいながら、具体的なデザインに落とし込んでいくことを日々業務として行っています。formrunチームではデザインツールとしてFigmaを採用しており、僕はいつも以下の画像のように、デザインしたものの近くに簡単な「見出し」をつけたり、ディスカッションしたメモ書きを直接デザインファイルに残したりして、確認をする相手にこれが何なのかをわかりやすく伝わる工夫をしています。

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こうすることで、「その画面のデザインは何なのか」「変更点はどこなのか?」「フィードバックがほしいところや見てほしいところはここだ」というポイントがわかりやすくなり、コミュニケーションを取りやすくすることができます。

では逆に見出しなどの配慮をしないまま渡すとどうなるでしょうか。以下の画面は極端な例ですが、デザインした本人にはわかるような配置をしているものの、相手は「どこをみたらいいのか?」「何が今回新しくデザインで加わったのか?」をひと目で確認することができません。

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ただファイル渡されただけだと、
どこの何をみたらいいのかわからなくなる…🌀

こうなってしまうと、結局デザイナーに「どこを見たら良いのか」「何が変わったのかわからない」などといったコミュニケーションコストがかさんでしまい、少し非効率になってしまう懸念があります。

少しでもいいのでまずはデザインファイルに「見出し」をつけるということが、相手の生産性に配慮できる工夫です。

②相手も自分もできるかぎり不安にさせない工夫

在宅勤務が始まって以降、デザインや執筆のような作業を基本的には自宅に1人でもくもくと作業をすることが多くなりました。作業に集中できるという点では良かったのですが、会社で働いている時よりも気軽にチームの人と話をすることができなくなったことで、社内の依頼者とデザイナー双方の温度感が伝わりづらいという悩みがありました。コミュニケーションが少なくなってしまうと、依頼者も「今どのくらい進んだのかなぁ…?」と不安になってしまうことが多くあるような気がしています。

そんなときにおすすめなのは、とにかく「途中」を見せること。どのくらい途中かというと、「20%」くらいの完成度でまずは見せてみることを意識してこまめに共有することをしています。

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こうすることで、もちろんまだ途中であるということを前提に共有すれば、周りも「もう手を付けてくれている」「いまここまで進んでるのか」というように進捗も見ることができるし、なによりガチガチに完成してしまった後の手戻りを事前に防ぐこともできます

僕は途中までのデザインをSlackに定期的にあげるようにしているのですが、ビジネスの人や開発の人にもみれるチャンネルでお互いの意見を聞くことができるので、とても進めやすいですし、チーム内での合意形成もとりやすいです。僕は上の画像のように、デザインしているFigmaのリンクも併せて共有しているのですが、デザイナー以外がFigmaを常に開いていることはほとんどないので、そのまま制作中のデザインのスクリーンショットをSlackに共有することで開く手間も省けて素早くフィードバックを得ることができるのでおすすめです。

③初対面でも会話しやすくする工夫

入社してから数日のオフィスワークを除いてほとんどがリモートワークだったので、話したことない社員さんが大半以上。僕のような中途入社の社員だけでなく、今年入社した新卒の方々も、ほとんど社員と対面したことがないなかでのリモートワークとなったため、どんな人となりなのだろうと不安を持っている人もたくさんいらっしゃるのではないでしょうか。(ちなみにベーシックでは入社式もオンラインでした)

ではどうすれば会話しやすい環境が手に入るか。まずはベーシックの皆さんに僕という人間を知ってもらいたかったのと、仕事での会話も大事だけど仕事以外の会話もしたかったということで、とにかく「雑談」ができる環境がほしいなと強く思いました

でも実際「リモートワークでの雑談ってどうやれば実現できるの??」ということについて僕がおすすめする方法は、社内のチャットツールで自分だけメインでつぶやくチャンネルを作るというものです。ちなみに僕がメインでつぶやいてるチャンネルでは以下の画像のように、仕事しててふと思ったことや、時には業務と関係ないことだったりとか自由につぶやいてます。(そしてそこにいるインターン生がその話に乗っかってきたりして雑談してます)

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この方法はsuinさんという方が提唱している「分報(ふんほう)」という仕組みを使っていて、気軽に自分の行っている作業のメモを残したり、時には仕事と関係ないことをつぶやいたりするというチャンネルを用意しています。このチャンネルにはチーム内外関係なく興味がある人がそのチャンネルに入り、タイムラインを眺められるようになっています。

出社している場合は、他の社員や直属の上司と仕事の話はもちろん、雑談もしてたかと思います(僕はよくしていました)。またはラウンジ等の共用スペースやランチ先のお店で、仕事と関係ない会話をすることで、相手の新たな一面を知ったり、プライベートで出かけるきっかけを作ったりしていたかと思います。雑談は上下関係なく対等に話すことができるので、お互いの会話のハードルが下がり、結果的に仕事の会話がしやすくなったり、頼み事がしやすくなります。

相手に配慮したコミュニケーションの重要性

僕は社会人デザイナーとして働き始めて今年で4年目になります。Webサービスのデザイナーである以上は、ユーザーの方へのヒアリングや社内チームメンバーが認識している課題をうまく言語化・可視化して問題解決に導くためにも、オンライン/オフライン問わず適切なコミュニケーションをすることが重要な手段だと捉えています。

今回紹介したこの3つの工夫を実践してみて感じたのは、直接会って会話をしたり仕事ができないことが多くても、オンラインを通して相手に配慮したコミュニケーションを行うことで伝えたいことが伝わりやすくなり、自然と会話も多くなったことです。

コロナ禍が長期化するほど、コミュニケーションに悩む人が多くなってきているように僕は感じています。オンライン会議は慣れてきたけど、久しぶりに出社して人と会話をすることの大切さに気づく人もいるかと思います。一方でリモートワークを経験することで「毎日出社する必要ってないよね」という新しい価値観に気づく、ということを感じた人も多いのではないでしょうか。

僕は今、上記3つの工夫を意識しながら働いてみて、コミュニケーションの悩みはほとんどありません。ただ仕事を日々こなしていく中で新しいことが始まったり、新たにメンバーが増えるごとにもしかしたら現時点のこの工夫がうまくいかないこともあり得るので、都度工夫のアップデートは必要だと考えています。アップデートする際には、相手への配慮を意識することを忘れないでおくとコミュニケーションもうまくいくようになると思います。

今回はデザイナーとしてコミュニケーションをしていくためを工夫について紹介しましたが、もちろん色々な業種の方にも実践できるのではないかと思っています。ぜひリモートワークのコミュニケーションに悩んだときに実践してみてもらえると嬉しいです。

最後までお読みいただきありがとうございました。

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ブライアンです。趣味は洗濯と音楽。デザインやったりコード書いたり動画作ったり、とにかく作ることが好きです( ´ ▽ ` )ノ休日は近所の川でベンチに座って、ぼーっとして過ごしてます☺️

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