新卒マーケターが入社5ヶ月でオフラインイベントを企画した話
こんにちは！株式会社ベーシックの近藤（@konmai_basic）です。
ベーシックアドベントカレンダー2024の15日目を担当いたします🎄
私は24卒として新卒入社し、現在はferret のマーケティング部でオフラインイベント・パートナーサクセス・共催を担当しています。
今回アウトプットしたいことは入社5ヶ月でもできた「オフラインイベントを企画・実行し満足度高く成功につなげた取り組み」についてです。
オフラインイベントは単なる集客手段ではなく、商談機会創出のための重要な戦略として位置づけています。特に、交流会の場ではセールス部の社員と参加者が直接交流することで、ニーズの深掘りや具体的な課題の把握が可能になり、アポイントにつながるケースが多く見られます。
実際、イベントによっては1時間の交流会で5件のアポイントが成立する場合もあり、オンライン施策では補完しきれない対話の場として機能しています。
そうした目的を踏まえ、今回私が企画したオフラインイベントは以下のような内容と規模感で実施しました。
累計30回以上出展した企業が語る 展示会ノウハウお悩みまるっと解決会
開催日時：2024年11月14日（木）19:00-21:30
登壇社：株式会社マツリカ、株式会社ベーシック
結果：
集客数 ：☁️ 27名 （目標：30名）
参加率 ：☀️ 92％ （直近の6ヶ月イベント平均参加率：81.2%）
イベント満足度 ：☀️ 4.52 / 5.0 （直近の6ヶ月イベント平均満足度：4.51）
入社して間もない私にとって、先輩社員ほど顧客理解が深くない状況ではありましたが、参加者の皆さまのお悩みを解決しながら、主催企業の目的を達成するイベントを実現しました。
顧客満足度についても、直近のイベントと同程度のクオリティを保ちながら、自分なりに全力を尽くしてやり遂げることができました。
企画を進めるうえで特に難しかったのは、参加者の目的と主催企業の目的を両立させるテーマを設定することでした。
オフラインイベントの成功は、参加者の目的達成（お悩み解決）と主催企業の目的達成（商談機会の創出）を掛け合わせることにかかっています。しかし、入社間もない私には、マーケターの抱えるお悩みの理解がまだ浅く、また、どのような人が主催企業のターゲットになり得るのかをイメージするのも難しく感じました。
そのような中で、多くの方に助けを求めながら企画を進め、集客に苦戦する場面もありましたが最終的には顧客満足度4.5以上という成果を出せたことは、自分にとって大きな成長の一歩となりました。
今回のnoteではわたしのような新卒や新人マーケターさんが挑む「オフラインイベントの始め方」をお伝えできればと思います。
展示会という魔境に光を！
展示会は、多くの企業にとって新規顧客の開拓やブランディングの場として活用される一方で、実際に「どのように成功させるか」については十分なノウハウが共有されていないと感じていました。
ウェビナーなどの情報提供はあるものの、リアルなROI（投資対効果）や具体的な体験談を中心にした内容は少なく、次回からすぐに活用できる展示会の実践的なノウハウが不足している印象です。
そこで、私は「初心者が展示会を成功させるための具体的な方法」をテーマにしたイベントを企画することにしました。
以下では、私が企画から運営に至るまでに直面した課題や、それをどのように乗り越えたのかを順番にご紹介していきます。
施策解像度の壁
展示会には頻繁に参加していましたが、キャッチとしての感覚でしか把握できていなかったため、改めて基礎知識を学ぶ必要性を感じ、弊社の展示会テーマに関するセミナーを視聴しました。
当初はウェビナーで見たことのある構成を参考にし、展示会の「前・中・後」それぞれのTIPSを公開する内容を考えていました。しかし、この案は自分の想像だけで作成した「お悩みポイント」の例に過ぎず、リアルな体験談に基づいたテーマ作りができていないと感じました。
そもそも展示会をテーマにした理由が、
ウェビナーではリアルなROIや具体的な体験談を中心にした内容が少ない
次回から使えるような展示会ノウハウが不足している
という問題意識が出発点でした。このままでは、自分が目指していた「役立つ具体的な展示会ノウハウを提供するイベント」にはならないのではないかと、違和感を抱きました。
そこで、展示会に頻繁に出展している他社の先輩からアドバイスをいただくことにしました。そのアドバイスをもとに企画を見直し、よりリアルな体験談や実践的な内容を盛り込む方向で進めていきました。
課題解像度の壁
Googleで「展示会 課題」と検索すれば、一般的な悩みや解決策はたくさん見つかります。しかし、それでは表面的な情報にとどまり、もっと生々しい課題や実践的な解決策が飛び交うようなイベントにはなりません。そこで、ネット上のインプットだけでは限界があると感じました。
課題解像度を高めるために、展示会のリアルな現場を知り、企画作りの経験が豊富な他社の方にご相談することを決めました。このように気軽に相談できる相手がいたのも、これまで参加してきた交流会のおかげです。自社・他社あわせて10回ほど交流会に参加してきた積み重ねが、このタイミングで大いに役立ちました。
実を言うと、私も最初は交流会が得意ではありませんでした。人と話すこと自体は苦ではないものの、初めて参加したときは独特の雰囲気に圧倒され、「これが社会人…これがビジネスの世界か…」と帰りの電車で考えていたのを覚えています。
しかし、参加を重ねるにつれて少しずつ知り合いが増え、仕事で頼れる人の輪が広がるのを実感しました。今では交流会で出会った方々に助けられる毎日です。だからこそ、自分が企画するイベントも、そんな繋がりを生み出す場になれば良いなと思いながら取り組んでいました。
実際の企画段階では、時間をいただき、他社の先輩に「壁打ち」をお願いしました。壁打ちでは、展示会で抱えている具体的な悩みを伺いつつ、企画を進める上で大切にすべき視点についてアドバイスをいただきました。このプロセスを通じて、経験則に基づいたリアルな課題を把握でき、「これなら企画に落とし込めそう！」と手応えを感じることができました。
さらに、これまで交流会で出会った方々にも「展示会テーマでオフラインイベントを企画中ですが、どのようなことで悩んでいますか？」とMessengerで連絡をし、生の声を集めました。この取り組みによって、イベント企画の初期段階でリアルな課題をキャッチし、より具体的で役立つ内容にする準備が整いました。
運営キックオフミーティングの壁
運営キックオフミーティングは、登壇者やフロント担当が初めて顔を合わせ、企画の方向性を確認する重要な場です。これまで様々なイベントや共催関係のキックオフミーティングに参加してきましたが、中にはふんわりとした方針だけが示され、脱線を繰り返した末に何も決まらず、不安感だけが残るようなミーティングも経験しました。
運営キックオフミーティングで重要なのは、決めるべき項目をきちんと決めきり、次のアクションを明確にすることです。それに加えて、企画内容を具体化し、当日にどのように伝えるかを登壇者の方々と一緒に練り上げる時間でもあります。
このようにシンプルなことではありますが、特に登壇者の方々が経験豊富な場合、「自分が考えた企画よりも、もっと良いアイデアが出てくるだろう」と甘えが出てしまい、曖昧な方針で臨む危険性があると感じました。
企画を始めたばかりの頃、キックオフミーティングに対して特に感じていた不安は以下の2点でした。
壁打ちで相談して出たアイデアをそのまま持ち込むだけの「丸投げミーティング」になってしまわないか
展示会出展者のお悩みを解決するだけで終わり、主催者の目的である商談機会創出に繋がらない企画にならないか
これらの不安を払拭し、自信を持ってキックオフに臨むために、「準備を徹底する」という目標を掲げて動いてきました。
準備レベルを確認するため、キックオフ用に「これが決まればばっちりだ！」と思える項目をリストアップしました。これらをしっかりと準備し、すぐに登壇者同士で内容を練ることができる段階に持っていけることを目標にしました。
具体的に、キックオフで決めることをゴールとした項目は以下の通りで、これらはあらかじめ私で考えてから同意を取る形で進められるように用意しました。
内容・概要
料金設定
集客目標
イベントタイトル
役割分担（例：LP作成、申し込みフォーム準備、OGP作成、オードブルやドリンクの発注、参加者リスト管理シート作成）
上記に加えて、他社の先輩に相談した内容をもとに、小テーマを準備し、それを土台として議論を進められるようにしました。これにより、登壇者の経験やアイデアを最大限に活かせるようにしつつ、自分なりの提案も加えた形で運営キックオフミーティングに挑みました。
準備の甲斐あって、迎えたキックオフ当日はスムーズに進行しました。議論が進む中で、自分が作った骨組みに対してそれが形になっていく様子を感じ、一番ドキドキしていた運営キックオフMTGが終了しました。
集客の壁
ここまでの取り組みをやったにもかかわらず参加登録は思ったように伸びず、、、、正直とっても焦りました。
特に開始直後は申込者数が5人ほどで停滞し、「このままでは全然集まらないかも…」という不安に襲われ、増えない参加者リストをみてお腹が痛くなる毎日でした。
そこで、イベントの本来の目的は商談機会の創出でしたが、既存顧客の中にも展示会にお悩みを抱えている方がいるのではないかと考え、このイベントが役立つ可能性があると思い、CSチームに相談させていただきました。
その結果、メルマガ配信の許可をいただき、多くの方に向けて案内を送ることができました。さらに、既存顧客へのご案内についてもCSチームからアナウンスをいただき、イベントの価値を届けるためのご協力をいただきました。
CSの皆さんのお声掛けに加え、イベント告知プラットフォームのPeatixの直前リマインドメールが予想以上に効果を発揮したものの、目標の30名には一歩届かず・・・😢
最終的には27名のお申し込みで着地しました。
未達ではありましたが、初めての挑戦として大きな手応えを感じる結果となりました。集客に使ったものは以下です。
・メルマガ
・SNS（主にX）
・Peatix
お申し込みフォームをPeatixで作成すると直前1週間くらいに告知してくれる機能があるので、とても助けられました！
イベント当日の壁
オフラインイベントの一番の壁は、参加者の期待に応えるコンテンツ作りにあると思っています。
特に、イベントへの関心が高まるにつれて、事前にいただく質問が増え、その期待値もどんどん上がっていくのを実感しました。
そうした状況の中で、「本当にこの期待に応えられる企画になっているだろうか」という不安を抱えながら準備を進めました。そこで、いただいた質問を整理し、登壇者の皆さんに事前に質問リストとして共有することで、期待に沿った回答や話題が当日提供できるように努めました。
この取り組みにより、参加者のニーズを反映した内容を登壇者と共有し、コンテンツをより充実させるための準備が整ったと感じています。
当初、イベントはあらかじめ運営側で設定した小テーマに沿い、参加者が挙手制で興味のあるテーマにフォーカスしながら進行する形式を予定していました。
上記に加えて、事前にいただいたリアルな質問を差し込んだことで、より参加者の悩みに沿ったテーマで進行することができました。
この差し込みは、登壇者やモデレーターの皆さまが機転を利かせて当日の打ち合わせで決まったものであり、イベント中のコンテンツをより充実させることに繋がりました。
特に、様々な角度から寄せられる質問に対して登壇者の豊富な知識と経験から引き出される回答は、イベント全体を生き生きとさせ、「オフラインだからこそ」の魅力を存分に発揮する場面が多く見られました。
参加者の声に応える進行スタイルや、登壇者の柔軟な対応力から多くの学びを得ることができ、イベントの価値をさらに高める結果となりました。
イベントを終えて
満足度：4.52 / 5.0
イベント後に実施したアンケートでは、多くの参加者から「悩みを解決できた」というお声をいただきました。さらに、「早く実践したい！」という前向きな感想も寄せられ、参加者の高い満足度を実感することができました。
・出展者の課題として、自分自身が考えていた仮説が、まさにそのままで、答え合わせが出来たような感覚でした。 やっぱり、そうか！ということで、改善点が分かって良かったです。
・貴重な金額的なノウハウ、コンパニオンさんの選び方、コストパフォーマンスもお聞きできて、満足です。早く、出展したいです。
・具体的に数字や経験を通じての話が多くあったため、参考になりました。
これらのフィードバックは、準備段階から工夫を重ね、参加者の声に寄り添った内容を提供できた結果だと感じています。参加者の満足度の高さを確認できたことで、次回以降のイベント企画へのモチベーションがさらに高まりました。
また、この素晴らしいコンテンツをオフラインだけに留めるのはもったいないと思い、イベントレポートも作成しました！
当日の臨場感がたっぷりと伝わる構成になっていますので、展示会にお悩みの方や、ベーシックのイベントの雰囲気が気になる方はぜひご覧ください！
ちなみにアンケートフォームは弊社が提供しているformrunを使っています！
formrunを使っていた理由は以下です。
①フォームにイベントバナーを入れることで特別感を演出できる
フォーム上部にバナーを設定することで、リッチなデザインになり、参加者に特別感を与えることができます！
②自動返信メールで次のアクションを促進できる
アンケート回答後に送られる自動返信メールには、セミナー案内や次のアクションを促す情報を組み込むことで、参加者の興味をさらに広げるきっかけを作ることができます。
③回答集計を自動化してわかりやすい表に整理してくれる
フォームの回答を自動集計し、わかりやすい形式で結果を可視化することで、参加者のデータ分析がスムーズに進みます。
イベントは開催するだけでなく、終了後のフォローアップや分析が非常に重要です。そうした中で、アンケートフォームにはformrunを活用することで、ユーザー体験を向上させつつ、管理や分析を非常に簡単に行うことができています。
formrunを使うことで、回答の収集や集計がスムーズになるだけでなく、視覚的にわかりやすい形式でデータを確認できるため、イベント後の業務効率が大幅に改善されました。
GOAL ORIENTED ★
経験がない中でも仕事を進めなければならない場面は、新卒の今だけでなく、これから先も必ず訪れると思っています。
そんなときこそ、目標を明確にし、それを達成するために何ができるかを考え、行動に移すGOAL ORIENTED （目的思考）の姿勢が大切だと感じています。そして、その過程で頼れる人がいることは、大きな支えになると改めて実感しています。
今回のnoteは、新卒や新人マーケターの方々に向けて執筆しましたが、目標を達成するために何ができるかを日頃から考え、交流会や学びの場に積極的に足を運び、経験豊富な人たちとつながりを持つことが大切だと感じています。
目標が明確であれば、その目標が道標となり、不安や課題を乗り越える力になり、自分自身を次のステージへ引き上げてくれるはずです。
慣れない業務に直面することも多い毎日ですが、これからも一緒に挑戦を続けていきましょう！
このnoteが、若手として日々奮闘されている皆様にとって、少しでも役立つ内容となれば嬉しいです。
また、GOAL ORIENTED は弊社のコンピテンシーのひとつです。これは今いる社員の共通点でもあり、求める人物像でもあります。
若手から積極的に挑戦できる環境を探している方、目標達成のために課題に向き合いたい方、そしてWebマーケティングの大衆化を共に実現したい方、ぜひ一緒に働きませんか？お待ちしております！
明日の担当は・・・
SLG事業部セールス部の神田さんです。
お楽しみに☃️🎁
【おまけ】 おすすめケータリング
参加者さまからも好評な、弊社お気に入りケータリングをご紹介します。
銀座十石 おにぎり🍙
種類豊富で飽きません。秋になると新米で作ってくれます。
オリジン東秀 オードブル🍤
味よし、量よし、価格良し！電話注文のみ、開催の3日前までに頼む必要があります。
おすしやさんのポークたまごおにぎり🍳
初めて食べたときは美味しくて感動しました。なんと堀江貴文氏がプロデュースしています。
カクヤス🍻
都内であればビール1本から送料無料で配達してくれます。