こんにちは！株式会社ベーシックのかりん（@KARINattakarin）です。
私は現在、ベーシックの人事広報部に所属し、広報機能全般やインターナルコミュニケーションに注力しています。

ベーシックでは、新型コロナウイルスの感染が拡大した2020年の２月よりテレワークを導入し、現在もその状態をキープしながら、テレワークでの勤務も可能な全国型の採用も積極的に行っている会社です。
そんな中、フル出社の時に劣らず密度の濃いコミュニケーションを取り、組織を活性化させていくため、コロナ禍におけるオフィスの新しいあり方を模索し、オフィスのレイアウト変更にも取り組みました。

今このnoteを開いてくださっている皆さんの中にも、コロナ禍により「オフィスを縮小する」「レイアウトを変更する」「全面的にリニューアルする」など検討されている方も少なからずいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで今回は、ベーシックがオフィスレイアウトを変更した背景、完全テレワークの会社がオフィスレイアウトを変更する上で気をつけたポイント、その上での工事の手順などを、詳しくご紹介していきたいと思います。

特に以下に当てはまる人事・広報・総務の方にご覧いただけると嬉しいです！

レイアウト変更の目的

2019年12月以降、新型コロナウイルスが急速に拡大したことを受け、ベーシックでは社員の安全性を考慮して2020年２月よりテレワークの導入を始めました。
初めての試みで世間的な前例もほとんどない時期ではありましたが、さまざまな仕組みや制度も整えていたことからテレワーク主体でも生産性高く働けることがわかり、その後も働き方としては同じ形態を継続しています。

結果的に出社率としては１割程度になりました。以前は入居しているビルの1Fと2F部分をオフィスとしていましたが、その後1Fを解約し2Fに集約させています。

そしてそのような働き方の中でも組織を一層活性化させていくため、改めて「オフィスのあり方」も見直すことにしました。

オフィスでの勤務とテレワークの両方を経験したことがある方は想像しやすいと思いますが、テレワークが進むと偶発的な出会いが少なくなり、一般的にはコミュニケーションは希薄化してしまいがちです。
また、アイデア出しや方向性の議論などは、本来対面で話した方が目線を合わせやすく議論も活性化するはずですが、それらも基本的にはオンラインで完結することが多くなってしまっていました。

そこで改めて「オフィス＝コミュニケーションスペース」と定義した上で、熱量交換や関係構築がしやすくなるようなオフィスレイアウトの変更を意識して行いました。
少し違う言い方をすると、テレワークが主体だからこそ、「たまにはオフィスに来たくなる」ような仕掛けを、レイアウト変更を通じて実現したいと考えていました。

レイアウト変更を行う上で重視した４つのポイント

上述のオフィスレイアウト変更の目的を果たす上で、特に以下の４つを必須で行うことにしました。

1.会議できる場所を十分に確保する
フロアを半分解約した結果、当然のことではあるのですが、オフィスにある会議室が以前より少なくなっていました。結果的に、出社率が１割程度にもかかわらず、会議室難民になる社員が一定発生しており、「せっかく出社したのに会議室が空いてなかった・・・。」といった状況になることもしばしば。

自宅で会議するときに「どこで会議しよう？」と悩む人はもちろんいません。オフィスを使ってもらうためには、この状態はもちろん変わらず実現できているべきであるため、出社率を勘案した上で、会議できるスペースを十分に確保することを重視しました。

2.フラットに交流できるようにする
オフィスで仕事していると、社内を歩いている他の社員を見かけ、「あ、今ちょっといい？さっきSlackでやりとりしてたこの件なんだけど！」と突発的に簡単な会議が始まる場合はよくあることだと思っています。会議を終えて会議室を出た後に「あと３分ほど時間があれば・・・。」と思うことも多いのではないでしょうか。

また、チームのみんなでご飯を食べたり、食べながら会議をすることもあると想定し、その時に交流がしやすいような場所づくりができれば、オフィスに来る意義を最大化できると考えました。

3.気分を変えて働けるようにする
特に都心部に住んでいる場合は、広くても2LDK位までの間取りであることが多く、テレワークだと、仕事とプライベート（食事含む）が同じ空間になってしまい、息抜きや気分転換をするのがなかなか難しいことが多いと思っています。

レイアウト変更前は、出社してもただ机と椅子が一列に並んでいるだけの“ザ・ワークスペース”な環境で、出社したからといって「オフィス内で気分を変えて働く」ということは難しい状況でした。
そのため、“コワーキングスペース”のように、たまには「気分を変えて違う場所で働いてみたい」と思えるような空間作りを意識しました。

4.インフラを強化する
レイアウトとは直接的には関係しませんが、そもそも会社のインフラが十分に整っていなければ、オフィスで働きたいとは思ってもらえません。

しかしお恥ずかしながら、ベーシックではオフィスのネット回線が少し弱いという問題を抱えていました。過去にも業者に調査を依頼していたのですが解決には至っておらず、今回のレイアウト変更に合わせ改めて本格的な調査および解決策を実行することにしました。

また、オンライン×オフライン（オフィスで複数人）の会議を行った場合、オフライン参加者の声がオンライン参加者に聞こえにくいという状況も生じていたため、合わせて会議室の設備自体も新設・刷新を行いました。

上記の４つを必須の条件として、詳細なレイアウト設計をオフィス施工会社（トレイルヘッズさん）に依頼した結果、オフィスのレイアウトは以下のように変わりました！

ご覧いただくように、以前はある意味一般的な“島”の形でオフィスデスクがただ並んでいたのに対して、Afterのレイアウトでは、より多様なスペースが設けられています。

ここからは、先ほどご紹介した４つの点を抑えた上で、実際にどのようなレイアウトにしたのか、その詳細をご紹介していきます。

1.会議できる場所十分に確保する

前述の通り、これまでのレイアウトでは会議室が不足している状況でした。「じゃあ、バンバン会議室を増やしちゃおう！」としたいところですが、今回はあくまでレイアウトの変更であって、オフィス自体を拡張するわけではないため、むやみやたらに会議室の数を増やすわけにもいきません。そのため、

・オフィスの収容人数（テレワークの場合、そもそもオフィスには何人収容できれば良いのか）
・会議室の用途（「会議室」で行わなければならない会議は、誰がどんな用途で使うものか）

を洗い出し、どんな会議室をどのくらい増やすのが適切なのかをまずは検討しました。

オフィスの収容人数については、中期的な人員計画と、地方勤務の人の割合、また出社する人の割合を掛け合わせ、最低でも40人が同時に働けるスペースを確保することにしました。

会議室の用途については、「社員複数人でミーティングをするとき」はその人数が収容できる会議室が必要ですが、一方で「人事担当（１人）が求職者と面接するときや、テレワーク中の他の人事担当と給与対応を行うとき」、「事業部のセールスやカスタマーサクセス（１人）が顧客と商談や定例を行うとき」は会議室ほど広くなくても「個別ブース」があれば対応できると整理しました。

これらを踏まえて以下２つを行いました。

主に社内のメンバー同士でディスカッションすることができるよう、６人掛けの会議室を新たに１つ作り、モニターも設置しました。

さらに、１人でお客様と会議をするケースや機密性の高いやり取りをするケースを想定して、防音の個別ブースを６つ新たに作りました。各個別ブースには、モニターはもちろん、念のためLANケーブルも用意することで、お客様との商談でもネットワークに関するトラブル無くできるようにしています。

2.フラットに交流できるようにする

フラットな交流をできるだけ生み出せるようにするために、主に以下の３つを行いました。

これまでは約80席ほどあったワークスペースを40席に縮小しました（その分、前述の「会議室・個別ブース」にスペースを当てています。）

また、コロナ禍以降、オフィスでの座席は固定席での運用からフリーアドレス制へと変更していました。
もともとこれは、部署間の垣根を超えたコミュニケーションの促進や、その日の気分に合わせてワークスペースを選択できるなど“オフィスで働く楽しさ”を感じてもらうことを目的に始めたものです。実際にやってみると、その期待通り他部署との横のつながりが以前よりも強くなり、管理面から見ても私物をオフィスに置かなくなることから環境美化にも繋がっていきました。

今回のオフィスレイアウト変更の目的はコミュニケーションスペースとしての機能を強化することにあったため、このフリーアドレス制も継続して行うこととしました。

座席の向きも一直線から直角に一部変更。さらに40席全ての席にモニターと変換ケーブルを設置することで、Mac・WindowsのどのPCを利用している社員もどこでも仕事できるようにしています。

これにより、社員がどの席に座ったとしても変わりなく仕事ができ、また隣もしくは斜めに座って仕事をしている社員の話し声を拾って交流が生まれる、ということがますます生じやすくなりました。

そして、会議室を使うほどではない時でもチームでクイックに打ち合わせができるように、以前より定評があったファミレス席を引き続き転用しました。
こちらは交流スペースという意味ではもちろん、ホワイトボードやモニターも設置しているので、会議室とほぼ同様の環境で仕事することもできます。

さらに、大きなL字型のソファーを設置し、その正面の壁一面をホワイトボードにしました。気軽にディスカッションすることはもちろんですが、近くに自動販売機や、お菓子コーナー、ゴミ箱も置いているので、ほっと一息ついたり、メンバーと談笑したりしながらまったり過ごすこともできます。

ベーシックにはワークスペース外にバーカウンターを用意しています。終業後はその福利厚生を使ってお酒やソフトドリンクを飲むことができますが、それとは別に、仕事の少しした合間にここでお菓子を広げて話をすることも生じやすくなりました。

3.気分を変えて働けるようにする

前述のように、コワーキングスペースのように気分を変えて働けるようにすることを目指して、主に以下２つを行いました。

オフィスに来たものの、「この時間は１人で集中して作業に取り組みたい！」という時間はあるのではと思い、間仕切りを設置し、視界を遮断できるようなブースを新設しました。

また、気分転換しながら働くために、レイアウト変更前のオフィスでも、立ちながら仕事をしている社員がいたり、自宅での限りある間取りの中で昇降用デスクを購入している社員もいました。

そこで、立ちながらでも仕事ができるスペースを引き続き設けました。以前より広々と作業ができる大きめのサイズで、電源ケーブルもついている利便性の高いデスクに買い替えることで利便性を高めています。

4.インフラを強化する

インフラの強化のためには、主に以下の２つを行いました。

ネットが遅いことについては、これまでネット回線工事をしてくれていた企業だけではなく、オフィス施工会社にも調査を含めて依頼しました。

そして契約中の回線の速度、有線と無線の速度、場所・接続時間・接続方法を変えた場合の速度を調査し、約４ヶ月に渡って原因究明と試行錯誤を繰り返し、改善させていきました。

結果ベーシックの場合は、無線ルーターの変更、その取り付け方の変更、各会議室や個別ブースへ有線LANを新規に配線することで改善しました。それにより、オフィスでも安心してウェビナーを開催でき、さらにオンライン・オフラインのハイブリッド形式での会議の利用も増えました！

また、オンライン×オフライン（オフィスで複数人）の会議を行う場合、オフィスにいるメンバー１人を除いてミュートに設定すると思いますが、オンライン参加者からすると、音声が入るPCから離れたところにいるメンバーの声は聞き取りにくくなってしまいます。

せっかく複数人のメンバーの時間をとって会議をしているにもかかわらず、何を言っているのかわからないという状況では、生産性が落ちてしまいます。そのため、その状況を解消すべく、YAMAHAのスピーカーを全会議室に導入しました。

オフィスから会議に参加する社員一人のPCをこのスピーカーに繋げるだけで、オフィスにいる社員のメンバーをくまなく拾ってオンライン参加者に届けてくれるので、オンライン×オフラインのハイブリッド形式で会議を行う方には、このようなスピーカーを導入することをお勧めします！

完成までのステップ

オフィスレイアウトの変更プロジェクトは、企画から完成まで、およそ半年を要しました。そこに至るまでには、大きく分けて以下６つのSTEPを踏んでいます。
同じようにレイアウト変更を行うご担当者に向けて、ここからは、各ステップで社内・社外でどんなコミュニケーションをとったかなどについて、お伝えしていきます。

STEP１ 課題と期日を確認する

先ほどもお伝えした通り、レイアウト変更の目的は「オフィス＝熱量交換や関係構築、議論ができる場」とすることで、組織を活性化することです。

その実現のために、まずは「課題」「期日」「予算」を洗い出しました。課題についてはここまでで触れてきた通りですが、期日は半年以内、予算は今回については一旦1,000万円と仮置きし、オフィス施工会社を探すことにしました。（金額感についてはもちろん会社それぞれですが、次のステップ以降の業者の比較をする上でも、まずは一定の決めが必要です。）

STEP２ オフィス施工会社を決める

オフィスレイアウトを変更する場合、当然自社だけで完結はできないため、以下のフローを踏みながらオフィス施工会社を早急に決めていきました。

中でも④については、「目的に沿った提案をしてくれているか」「スムーズにコミュニケーションが取れそうか」「提案内容が予算から大きく外れていないか」「予定している期日内に完了してくれそうか」を軸として、どの会社とパートナーとして進めていくかを考えていきました。

STEP３ 図面をブラッシュアップする

業者さんが決まればいよいよ具体的なレイアウト図面の作成です。今回一緒にオフィスレイアウト変更を進めることになったトレイルヘッズさんとは、以下のように提案の図面に基づき、何度もブラッシュアップを行いました。

またコストをできる限り抑えた状態で、目的を達成させたかったため、どの什器は流用できて、どれは新しくするのか、新しくするものはどのグレードにするのか、についても比較的時間をかけてディスカッションを重ねました。

STEP４ 着工前の準備

着工前に必要なタスクについてもトレイルヘッズさんと確認し、社内にも対応してもらう必要があるものは対応してもらいました。具体的には、以下のことに取り組んでいます。

イメージつくものが多いとは思いますが、この中でも最初の「コワーキングスペース補助の新設とアナウンス」だけここで触れさせていただくと、ベーシックでは出社率１割とはいえ、毎日のように出社している社員も中にはいました。

そこで、工事前より一定割合で出社していた社員を対象に「コワーキングスペース補助」を設け、工事期間中の出勤日の就業時間におけるコワーキングスペース利用料金とそれにかかる交通費を補助する制度を一時的に設けました。

人事広報部は新入社員受け入れのための準備でどうしても出社が必要になるため、工事をしない会議室は利用できるように調整し、そこに必要な備品などを置き、工事期間中、毎週木曜日は人事広報部だけ出社することにしました。

他にも上記の箇条書きにして挙げた、整理・アナウンスを行ったのち、デスクやキャビネットなど、オフィス内のものは全て別の場所に移動してもらい、いよいよ着工開始となりました。

STEP５ 着工完了！社内にアナウンスする

そうして無事、着工が完了し、再び人事広報部内でキャビネットの中にものを戻した上で、社内報にてアナウンスを行いました。（動画を撮影し、ルームツアー風にして共有することで、「オフィスに行くのが楽しみ！」と思ってもらえるようにしました！）

なお、テレワークの会社においては、社内報は組織を強固にするために重要な取り組みだと考えています。（具体的な社内報のつくりかたについては以下HR NOTEさんの記事をご覧ください）

今回のレイアウト変更についても、その目的自体はSlackや全社朝会などで共有していましたが、社内報においてもこのnoteでご紹介しているような「こだわり」を情報として共有しました。

レイアウト変更を通じて、コラボを生み、組織をより強固にする

以上が私が取り組んできたオフィスレイアウト変更に関するポイントと手順でした。

レイアウト変更を行う際、コワーキングスペースのように「気分を変えて違う場所で働けること」をポイントの一つにしていましたが、それは決してキラキラしたオシャレなオフィスにするという意味ではありません。

テレワークと出社、どちらで働くことも可能としている中、出社率が１割程度である背景には「自宅の方が籠って集中できる」「生産性高く働くことができる」という要因がとても大きいと考えています。
そのような中、オフィスをより活用してもらうために必要なものは、見かけのおしゃれさではなく、「自宅には無い利便性」や「自宅とは違った働き方ができること」がより重要であると思っています。

だからこそ、今回ご紹介したように、なんとなくコミュニケーションが生まれることを期待するスペースを作ったり、動線変更をしたりするのではなく、あえて個別ブースや集中ブースのような「働く場所」をあえて新たに設けることで、まずは出社してもらう回数を増やし、結果的にオフィスでのコミュニケーションが生まれる仕掛けを作っています。

そして、そのような場所の提供に加えて大事なのが、コミュニケーションを誘発する仕組みです。その考え方からベーシックでは「コミュニケーション補助」と呼ばれる補助制度も合わせてアップデートしています。具体的には、一人につき2,000円／回を上限として、社員同士が交流する際の飲食代の補助を行えるようにしています。（飲食補助自体は元からあったのですが、その適用範囲をより拡大しています。）

一方だけでは片手落ちであり、ハード（場所）とソフト（制度）の両輪が、重要であると考えています。
このようなコミュニケーション誘発の仕組みについては、下記noteでもご紹介していますので、よろしければ合わせてご覧ください。

今回ご紹介したようなテレワークが中心の働き方の中でも、ベーシックの事業は順調に成長しています。また昨年2022年の離職率は創業以来最も低い結果となりました。
もちろん今回ご紹介した内容以外の様々な要因が絡んでいるものの、今の働き方、そして上述のハードとソフトの融合が基盤となり、「事業成長と働きがいの両立」がうまく行えているのではないかと思っています。

ご存じの通り、新型コロナウィルスは、2023年の５月には季節性インフルエンザと同様の「第５類」に移行されようとしています。
それを踏まえ、フル出社に戻す・週に数日出社する形態にする、オフィスを縮小・拡大する、もしくは今回の内容のようにオフィスのあり方を見直す、レイアウト変更する、などの議論はこれからますます盛んになっていくと思っています。

レイアウト変更のポイントや進め方については、今回私が調べた限りでは、まだまだノウハウとして世の中に公開されているものは非常に少ないと思っていますので、このnoteが今後オフィスのレイアウト変更を検討する企業担当者様のお役に立てたらとても嬉しいです。

まだまだここには書き切れていない内容もありますので、もし「もっと詳しく知りたい！」と思ってくださる方がいらっしゃれば、ぜひお気軽にご連絡いただけると嬉しいです💐
https://twitter.com/KARINattakarin

最後までお読みいただき、ありがとうございました！