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全員フルリモートのスモールチームで取り組んだ「環境構築」と「業務効率化」のコツ

みなさんこんにちは。株式会社ベーシック甲斐と申します。ベーシックでは2020年2月以降、新型コロナウイルス感染症への対策として、チーム全員が現在オフィスを離れ、リモートワークの業務形態で日々働いています。

formrunチームでは1月に新メンバーが社内異動してきたのを皮切りに、3月には中途のデザイナー、4月には新卒のメンバーがそれぞれ加わりました。また、2020年に入ってからは上記の社員以外にも3名のインターン生も加わるなど、慌ただしい状況で上半期を過ごしておりました。

そんな中、担当するformrun事業は右肩上がりで成長し続けており、MRR(月間経常収益)も毎月最高数値を更新し続け、その伸び率は月を追うごとに高まり、売上も着実に積み重なっている状態です。

そこで、今回は全員がリモートワークのスモールチームでも成果を残し続けた個々人やチームの取り組みを、同様にチームマネジメントに取り組んでいる方、今後のリモートワークへの移行を検討している方向けに、ご紹介できればと思います。

リモートワークの開始間もなく取り組んだこと

冒頭でも述べましたが、ベーシックでは2月21日から在宅勤務が推奨され、緊急事態宣言の発令以降は、オフィスへの出社が原則禁止(万が一発生した場合でもタクシーでの通勤を許可)となり、移動が制限されておりました。(※現在は緊急事態宣言の解除と共にオフィスへの出社を一部解禁しております。)

私はformrunのプロダクトオーナーとしてチームマネジメントを担当していることもあり、社としてリモートワークの方針を策定して以降、社員とインターン生の職場環境のヒアリングを行い、自宅で適切に業務が遂行できる体制を整え始めました。

リモートワークで必要なマインドセットと社内体制の整備については、弊社CHROのnoteをお読みいただければ理解がスムーズかと思われます。

在宅勤務でも業務効率を下げないために作業用のモニターをオフィスから送付したり、オフィスで人が基本的に不在がちになることから、リモートワーク対応を目的とした新規のサービスの利用を検討したり、既存サービスの利用枠の拡大等に取り組みました

その一例として、fondeskさんの導入を全社的に進めることで、在宅勤務でも適切に電話対応ができる体制を整えることができました。

「ツールの活用」は必須の取り組みであり、自チームとしても会議を改善するサービス「SmartMeeting(スマートミーティング)」のベータ版を活用するなど、新たなツールを採用し続けています。

「SmartMeeting」はビジネス経験の浅いメンバーでも、会議の準備やファシリテーション、議事録、ToDo整理が誰でも簡単にできるようになる優れもので、私自身が会議のやり方を伝えることなく、インターン生でも主体的に会議を設定・運営できるツールとして非常に重宝しています(Shinさんいつもありがとうございます!)

チームで決めたルールや取り組み

基本的なワークスタイルとしてオンライン会議が主となったことから、「報連相」の効率化と業務における凡事徹底に取り組みました。forrmunチームは社員が少人数、かつメンバー内におけるインターン生の比率が高かったことから、コミュニケーション面での心理的安全性の向上に取り組みました

①勤怠報告の簡易化
勤怠の報告については、「おはようございます!」や「お疲れ様でした!」といった文字を打つ工数や面倒さを減らすため、スタンプ1つの報告でOKとしました。

特にランチタイミングは「連絡を受け取っていたとしても返信不要」ということを改めて伝え休息を十分に取ってもらうなど、ON/OFFの切り替えに意識的に取り組むことを徹底し、レスポンスが一定時間遅くなってもストレスを抱きにくいコミュニケーション設計を構築しました。勤怠の報告についてはSlackで勤怠報告用のチャンネル「#formrun_record」を立ち上げ、基本的にこちらへ集約させる形式に変更しました。

結果的に、子持ちのメンバーがお子さんの状況に合わせながら勤務対応時間を調整する状況や、学校のカリキュラムや開講日程がイレギュラーである春先の学生、就活中のメンバーの勤務状況も余すことなく把握ができました。

多様なバックグラウンドを持つメンバーが多いチームでは、ルーティン報告のハードルを取り除くことが大切で、少しの離席でも気軽に報告できる体制構築が求められました。

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②Discordを活用して話しかけるハードルを下げる
また、チームメンバー間での話しかけるハードルを下げるために、同僚の @pirori_saas@KARINattakarin が中心となり、作業中にDiscord(ディスコード)を繋ぎっぱなしにしておき、若手の社員やインターン生から気軽に話しかけてもらえる環境を構築していました

Discordは元々開発者やギークなコミュニティで利用されていたツールですが、無料プランでも汎用性高く利用できるサービスであったことから、チーム内でも気軽に取り入れることができました。

③チームメンバーとの1on1の実施
特に若手社員やインターンを対象にしたマネジメントにおいては、メンバーとの1on1を週次で行いました。

環境の変化に伴い、人との話し合いが減っていることから気が滅入りがちであったり、入ったばかりで気を遣って話しかけるタイミングを模索していたメンバーがいたりという状況。リモート下ゆえに業務に必要な連絡に終始しがちであったため、1on1を定点的に設けることにより、チームメンバーとは普段とは別の切り口からコミュニケーションを取ることができました。

前にコーチングを受けた際にも、環境の変化が激しい状況では定期的なコーチングを受けた方がいいと推奨されていました。チームマネジメントにおいても同様で、メンバーと個別で接する時間、特に業務関係なく何でも話せる場を設けることは、コミュニケーションにおける悩みを解決する上で有効な手段になり得ました

生活環境が大きく変わったり、スタートアップの経営/執行などを始めとした不確実性が高い状況にいる人たちの場合は、高頻度でのコーチングが必須であるようにも思えます。
出典:cotreeのコーチングを受けてみたら「悩む」ことが減り「考える」時間が増えた|Kai Masayuki|カイ マサユキ|note

気軽に自己開示が可能な「timesチャンネル(分報)」のススメ

これまでの紹介施策に加えて、Slackの「timesチャンネル(分報)」を活用することで、新メンバーがチームにスムーズに馴染むことができました。

3月にはチームがフルリモート状態になっている中、新メンバーの@skinnybrian_tw が早速 timesチャンネルを立ち上げ、チームでのミーティングで悩んだり違和感を抱いた場面を都度言語化してくれたことにより、1ヶ月が経たない時期でも、すぐにチーム全員から信頼を集め、その信頼をもとにプロジェクトや施策を率先して遂行してくれました

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コロナ禍で景気が後退する中でも、成長事業を保持している企業の場合、「必要な業務量に応じて人を採用/配置する」という発想から、優秀な新しいメンバーの加入が引き続き求められます。

こうした状況下でもアグレッシブに採用活動を継続している企業は自分の周りでも多いため、timesチャンネルは社員インターン問わず、必須のオンボーディングプログラムに設定しても良いかなと思いました(リモート飲みなどでマネジメントを担当している知人にtimesチャンネルの話を共有すると軒並み好評でした)。

ただし、呟く頻度や内容を指定すると心理的安全性が損なわれたり、変に監視体制を敷いてしまう状況とも紙一重のため、あくまで自主性があってこその取り組みであるべきとは思います。

コロナ禍で問われる「チームの結束」

リモートワーク下でもオフライン環境同様の成果を出すために、その準備や取り組みとして以下の点に触れてきました。

・リモートワークに対応したツールの活用(fondesk・SmartMeetingなど)
・リモートワークに伴うルールや取り組みの策定(報連相の簡素化・1on1の実施)
・「timesチャンネル(分報)」の推奨による思考プロセスの可視化

新型コロナウイルス感染症への対策に伴い、これまで当たり前と思われていたワークスタイルやチームマネジメントの方法を見直す必要があります

これらの取り組みの結果として、新メンバー含めてチームのコミュニケーションを円滑にし、チームワークはこれまで以上に醸成され、年始に比べて雰囲気が非常に良い状態になりました。

また、社員のみならず、インターン生も日々活躍を繰り広げており、先月リリースしたFREEプランから利用可能な「新型コロナウイルス感染症に関する社内報告フォーム」のテンプレートも、社員の指示を待たずともプロジェクトを推進し、公開までのディレクション(企画→提案→要件定義→リリース文作成)を、インターン生の @multi_rincham がほぼ1人で遂行してくれました。

リモートワークを始めとする職場環境の変化を乗り越えながらも、私たちは今後もお客様の声に耳を傾け、抱えている課題を解決すべく、サービスをアップデートし続けていきます。

こちらのnoteが、コロナ禍でも結束が強いチーム作りに携わる方々に届けば嬉しく思います。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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フォーム作成管理サービス「フォームラン(https://form.run/ )」プロダクトオーナー。株式会社ベーシックの採用広報戦略&CN(note)O(※cotree平山さん命名)。#アスリートSNS本 の編集とPMを担当しました。千葉県柏市育ち。

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