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【コロナ禍での育成論】インターン生や新卒社員が正真正銘の戦力になるために必要な5要素

みなさんこんにちは。株式会社ベーシック甲斐と申します。たびたびインターン生についてのnoteを執筆しているのですが、今回新たにカスタマーサクセス部門、マーケティング部門での新規募集を再開したことにより、ひさびさにnoteを執筆してみることにしました。

以前、「仕事が出来るようになりたい」と意気込む学生が爆速成長するために必要な3要素をまとめてみたり、リモートワーク下でも成果を残し続けた個々人やチームの取り組みなどに触れてきましたが、今回のnoteではコロナでジュニアのメンバーが成長し、正真正銘の戦力となるために必要な5要素について、ご紹介したいと思います。

①チーム内での挨拶やリアクションに必ずコメントで反応する

リモートワークが中心となり、チャットコミュニケーションが当たり前となったことにより、チーム内で報連相が生じた際などに、インターン生が必ずコメントでリアクションを取る心がけは、信頼を勝ち得るためにオススメしています。

たとえば新規機能をリリースする際に、formrunチームでは開発要件の起案者がテスト環境での仕様確認を行っているのですが、確認が終わったら、必ずプロダクトマネージャー(以下、PM)やエンジニアに対して、起案者自身がコメントを送ることが推奨されています。(formrunのCSチームではインターン生にも必要に応じて開発要件の起案に取り組んでもらっています)

Slackではスタンプ1つ(ex ⭕️や🙆‍♂️)でコミュニケーションを終わらせることも可能ですが、PMや実装担当のエンジニアにとってはスタンプだけのリアクションだと実際の完了時間の確認ができない、かつ「いつ確認が終わったのか?」の確認が漏れやすく、「起案者からの確認作業の戻しが返ってこないなぁ...」と勘違いしてしまう場合があります。そのため、コメントで「確認完了!」「問題ないです!」などの粒度でも良いので、コメントで返信をするだけで報連相をスムーズに実施できるようになります。

これは、チームレギュレーションや関係性によってはスタンプ1つでOKである場合もありますし、まだ新しく入ったばかりでコミュニケーションルールを理解しきれていない場合には、ぜひにオススメしたいリアクションかなと思っています。

②常に「初めて内容を聞く人」に伝達するつもりでチャットや説明を行う

「相手が初めてその内容を聞く人」である場合、話の前提をすっ飛ばして会話を始めてしまうと、適切なコミュニケーションを取れない場合が多いかと思います。

これはビジネスの現場でも同様であり、普段から同じ会社/同じ時間に働いていると、「きっと次回の共有内容は前提を知ってくれていると思う」と無意識的に思い込んでしまうことは少なくありません。しかし、ベンチャー企業であったり、formrunのようなスモールチームの場合には変化が激しい環境で働く機会が多くなるため、日に日に話の前提が変わってしまうことがあります

そのため、チャットでも顧客対応でも、会話をする際には必ず前提の擦り合わせを行い、双方の目線を揃えてから話し始めるだけで、スムーズなコミュニケーションが実現できるように取り組みたいところです。

③オンライン会議やオンラインヒアリングの事前準備に時間をかける

オンライン会議/ヒアリングの際に、事前準備を行うことは欠かせません。「準備なんか当たり前じゃないか」と思うかもしれませんが、会議のアジェンダが未設定であったり、前回の会議で決まったToDoや調査報告の準備が終わっていない状態のまま会議を始めてしまうことは、若いメンバーであるとやってしまいがちなミスかもしれません。(私自身も昔はよくやらかしてました...)

僕らのチームでは、前回のnoteでもご紹介したSmartMeetingを活用することで、誰でも簡単に会議設計&ファシリテーションができるようになりました。

チームに入ったばかりの新メンバーや、初めて会議を設定する人であっても、SmartMeetingで会議準備をすることによって、会議の目的やアジェンダの明確化、要点を押さえた議事録作成、ToDo整理ができるようになり、会議の生産性を大きく改善することができました

また、ヒアリングの準備としても、慣れないうちはヒアリング時間と同等の準備時間を取り、自身でヒアリングのシミュレーションをしたり、社内で仮想ヒアリングを実施して、本番前のフィードバックをもらう取り組みを推奨しています。

これは、私自身が塾講師を担当していた際に「授業時間×3倍」の準備時間を設けていたことが原体験の話なのですが、しかるべき準備次第で実践の場での結果は大きく変わってしまいます。そのため、慣れないうちは鏡の前で身振り手振り自身の顔を見ながら練習を行ったり、テスト的に先輩からフィードバック会を設けたりすることを、個人的にはオススメします。

④アウトプットを小出しにして、一発で勝負しない

自分自身で100%の出来だと判断してアウトプットを提出するのではなく、最初の2割ぐらいの完成度で一度報告の機会を設け、上長やディレクターと取り組み要件の擦り合わせをすることがオススメです。

受験やテスト勉強においては自分の「独力のチカラ」で100%の状況で持っていく取り組みが多いことから、誰にも相談せずに「(100%だと思った)アウトプット」を一発勝負で出してしまうインターン生は、仕事に慣れないうちは少なくありません。

仕事は「他人にとって価値があるアウトプットを提供すること」が本質であるため、他者が想定する期待度合いに合わせてアウトプットを出すことが重要です。そのため、依頼者やアウトプットを届けたい相手と要件を擦り合わせながら完成度を高めることが重要であり、こまめな相談や雑談を繰り返すことをオススメしたいです。

逆に上長としては相談できる雰囲気づくりが重要であり、しかめっ面で話しかけにくい雰囲気ではなく、気軽に情報を共有してもOKなことを伝え、相談してもらったことに常に感謝する姿勢が求められるかと思います

⑤自身の工数管理時に必ずバッファを見込む

自身の週間スケジュールを組み立てる際に、業務のスケジュールにゆとりがないこと、つまりは「バッファ」が無しである状態で1週間の予定が埋まってしまうことは、ぜひとも避けたいところです。プロジェクトマネジメントに精通している人であれば当たり前の話ですが、バッファのないプロジェクトには常に破綻が待っており、メンバーのモチベーションも下がってしまうことから、チームが崩壊してしまう運命が待ち受けています

これは個々人のタイムマネジメントにも繋がる話となっており、自身のバッファを設けずに1週間の準備を進めてしまうと、差し込みで業務が生じた際や、自身の見積もりが甘かった際に取り返しがつかなくなります

メンバーとしては、タスクごとに「自身が想定した工数」と「実工数」を比較できる状況にしておき、自身の見積もりが「丁度良かった/余裕がありすぎた/タイトすぎた」のどの状態であったかを、毎週振り返れる状態で管理することがオススメです。

また、タスクは取り組み始めると不確実性を解消しやすくなる(つまりは、解像度が上がって工数を見込みやすくなる)ため、手始めに1割ほどの業務に取り組んでから工数を見積もることがオススメです。また、取り組み始めたことがないタスクと向き合う際には、諸先輩方に相談したり、書籍を参考にしたりすることで、再現性を持った見積もりが可能となります。

自チームのインターン生に限らず、私自身もかつてはこの壁にぶち当たってきましたが、今となっては報連相を繰り返しながら期日を上長やディレクターとすり合わせることができ、ボトルネックを解消しながら適切な職務遂行が出来るように変わってきたと感じています。

①〜⑤に欠かさず取り組み、自身の上長と週次で振り返る

プロジェクトにて自身と最も接する上長と、週次もしくは月次で振り返る時間を設け、次の1週間の動きを整理/すり合わせることはオススメです。

ただし、これには個人差があり、もともとバッファを設ける人、適宜報連相が徹底できる人であれば、そこまで厳密な時間を設ける必要がなく、時間を設けたとしても問題が特段ないため、サっと終わってしまう場合があります。

逆に、責任感が強い人、当事者意識が強い人は、その責務を全うしたい気持ちからタスク遅延の報告を遅らせてしまったり、自身のキャパシティの範囲で遅れを取り返そうと、報連相を欠かしてしまったり、遅れを認識すること自体をスルーしてしまう場合があります

私も責任感が強いタイプなのでわかるのですが、その責任感ゆえに自分が設けていたバッファを消化してしまう、さらに遅延をしてしまうことを報告することが億劫となってしまう人も少なくないため、そうした特性を自身が持っているという認識のある人は、タスクの整理時に、積極的に上長と時間を取ることをオススメします。

自身のタスク見積もりと報連相ができるようになった先には?

今回のnoteでは、以下の5要素をご紹介してみました。

①チーム内での挨拶やリアクションに必ずコメントで反応する
②常に「初めて内容を聞く人」に伝達するつもりでチャットや説明を行う
③オンライン会議やオンラインヒアリングの事前準備に時間をかける
④アウトプットを小出しにして、一発で勝負しない
⑤自身の工数管理時に必ずバッファを見込む

この5要素を意識して仕事が遂行できるようになると、チーム全体を意識した業務が遂行できるようなっているはずです。というのも、この5つを意識するには「相手がどう思うのか、どうすれば相手が業務を進めやすくなるのか」という相手目線の考えが必要不可欠であるからです

最初は特定の誰か1人のことを思い浮かべながら仕事をしていくことになりますが、慣れてくるとその業務に関わる複数人のことも考えられるようになり、最終的にはチーム全体のことを考えた行動ができるようになっていきます。ここまでくると、チームの目指す方向を理解した上で、今やるべき施策や適切なリソース配分を決定できるようになっているはずです

こうした取り組みを継続することにより、事業成長に必要な本質的な能力が身についていきます。言い換えると、企業を成長に導く人、つまりは企業に売上と収益をもたらす人として成長していけるはずです

また、私自身も、かつては「マーケティング」というワードからサービスや会社に興味を抱いていた学生でしたが、上に挙げた事業運営の感覚を養ってきたことから、事業運営やメンバーの成長へコミットする人へと、振り返れば次第に変わっていったように感じます。

新卒で入社し、部長陣やどの企業でも通用するエキスパートとの仕事を積み重ねてきたことで、必然的に企業の成長に必要なリソース調整能力、ひいては事業をグロースするために必要な感覚を養えたように思えます。(とはいえ普段から接している林さん佐々木さんのような存在にはまだまだ程遠いため、毎日精進を繰り返す身分ではあります...笑)

今回のnoteは、インターン生の受け入れを検討している方々、キャリアについて考え始めている方々、世のため人のために働きたいと思っている学生さんに読んでいただけますと嬉しいです。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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フォーム作成管理サービス「フォームラン(https://form.run/ )」プロダクトオーナー。株式会社ベーシックの採用広報戦略&CN(note)O(※cotree平山さん命名)。#アスリートSNS本 の編集とPMを担当しました。千葉県柏市育ち。

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